Programvare for dokumenthåndtering for offentlige etater

M-Files hjelper offentlige etater på alle nivåer (føderalt, statlig, lokalt og kommunalt) med å administrere og styre dokumentene som driver arbeidet ditt i Microsoft 365. Kontraktene, saksmappene, tillatelsene, retningslinjene og forskriftsmessige innsendinger har alle samsvarsregler, oppbevaringsplaner og revisjonskrav.

Book en demo

Prisoversikt

Mann som bruker telefon med Microsoft og M-Files grensesnittgrafikk.

Byrået ditt ønsker å modernisere hvordan team jobber i Microsoft 365, men regelverket krever streng dokumentkontroll, oppbevaringsregler og revisjonsspor. M-Files løser dette ved å legge til styring i din eksisterende Microsoft 365-investering. Teamet ditt kan automatisere godkjenninger, håndheve oppbevaringsregler og opprettholde samsvar uten å senke farten.

Løs utfordringer med offentlig informasjon

Forbedre dokumentstyring og samsvar

M-Files hjelper byrået ditt med å styrke dokumentstyring og støtte samsvar med metadatadrevne kontroller. Du kan organisere dokumenter, kontrollere versjoner, angi sikkerhetsnivåer, håndheve oppbevaringsregler og vedlikeholde revisjonsspor automatisk. M-Files anvender tillatelser og arbeidsflytkontroller basert på hva dokumenter er, hvor de er i en prosess og hvordan de relaterer seg til annen informasjon. Du styrer retningslinjer, prosedyrer, personaljournaler og andre sensitive dokumenter gjennom hele livssyklusen uten manuell inngripen.

Forenkle håndtering av offentlige dokumenter

M-Files hjelper offentlige organisasjoner med å administrere offentlige registre og driftsdokumenter med et metadatadrevet elektronisk dokument- og registerhåndteringssystem (EDRMS) . Metadata, tillatelser, revisjonsspor og livssykluskontroller gjør det enklere å finne, styre og administrere registre, samtidig som du oppfyller krav til oppbevaring og avhending. Du bevarer institusjonell kunnskap og gjør det enklere for teamet ditt å gjenbruke beslutninger, relasjoner og historikk på tvers av avdelinger.

Få fart på tjenestene til innbyggere og etater

M-Files arbeidsflytautomatisering kobler dokumentene dine til definerte gjennomganger, godkjenninger og prosesstrinn for tillatelsessøknader, lisenssøknader, inspeksjoner, anskaffelser, kontrakter, investeringsprosjekter og innbyggertjenesteprogrammer. Du definerer arbeidsflyten én gang, og M-Files håndhever det hver gang. Slutt å sende dokumenter via e-postkjeder og regneark. Teamet ditt behandler forespørsler raskere og mer konsekvent, innbyggerne ser reell fremgang, og du opprettholder et komplett revisjonsspor for hver beslutning.

Styrke informasjonsstyringen

M-Files kobler informasjonen din direkte til Microsoft 365 og på tvers av SharePoint , delte disker , e-post, forretningsapplikasjoner og eldre databaser. I stedet for å søke i flere systemer, finner og administrerer teamet ditt alt på ett sted. M-Files utvider dine allerede kjente Microsoft 365-opplevelser med metadatadrevet administrasjon, automatiserte arbeidsflyter, arkivhåndtering og livssykluskontroller for dokumentintensive prosesser. Dine ansatte får enhetlig tilgang til informasjon mens du bruker konsistente styringskontroller overalt.

Bygg et AI-klart fundament for offentlig informasjon

Byrået ditt utforsker Microsoft Copilot og andre AI-verktøy for å betjene innbyggerne raskere. Organisert og styrt informasjon danner grunnlaget for AI-initiativer. M-Files hjelper deg med å forberede og forbedre informasjon for Microsoft Copilot og andre AI-initiativer ved å bruke metadata, tillatelser, relasjoner, arbeidsflytstatus, godkjenningsstatus og styringskontroller på dokumentene dine. Når Copilot forstår ikke bare hva et dokument sier, men også hvem som har tilgang til det, hvor det er i en prosess, hva godkjenningsstatusen er og hvordan det relaterer seg til andre poster, forbedrer du relevansen, sikkerheten og påliteligheten til AI-assisterte resultater. Teamet ditt får bedre svar. Byrået ditt beholder kontrollen.

Fagfolk vurderer et nettbrett med AI-dokumentsøkeverktøy.

Se M-Files i aksjon nå

Se vår interaktive produktomvisning. Ingen venting. Ingen planlegging.

Begynn å utforske vårt AI-drevne dokumenthåndteringssystem med en demonstrasjon skreddersydd for din bransje.

Kvinne som bruker M-Files med dokumentmetadata og godkjenningsarbeidsflyt

Reduser papirbaserte prosesser

M-Files hjelper offentlig ansatte med å redusere papirbasert arbeid med papirløs dokumenthåndtering som erstatter papirfiler og manuelle godkjenningskjeder med digitale arbeidsflyter du kan spore, revidere og skalere. Når dokumentene er skannet eller opprettet digitalt, M-Files organiserer og automatiserer hvordan de beveger seg gjennom prosessene dine. Dine ansatte fokuserer på arbeidet som betyr noe, mens du beholder kontrollen gjennom hele dokumentets livssyklus.

Ofte stilte spørsmål

Hva er programvare dokumenthåndtering i offentlig sektor?

Programvare for dokumenthåndtering i offentlig sektor hjelper offentlige organisasjoner med å organisere, søke, finne, administrere og anvende styringspolicyer på dokumenter og informasjon på en sikker måte. Den kan støtte versjonskontroll, automatisering av arbeidsflyt, tillatelser, oppbevaringskrav og revisjonsspor gjennom hele informasjonslivssyklusen. I stedet for å lagre dokumenter i spredte mapper og e-post, har du ett sted hvor informasjon er organisert, søkbar og styrt i henhold til samsvarsreglene dine.

håndterer offentlige etater offentlige registre?

Offentlige etater kan administrere offentlige dokumenter ved å bruke metadata, tillatelser, oppbevaringsregler, disposisjonskontroller og revisjonsspor på dokumentene dine. Et elektronisk dokument- og arkivhåndteringssystem kan gjøre det enklere å finne, administrere og administrere dokumenter gjennom hele livssyklusen. Du bevarer institusjonell kunnskap, oppfyller oppbevaringskrav, imøtekommer FOIA-forespørsler og gjør det enkelt for teamet ditt å gjenbruke informasjon på tvers av avdelinger.

M-Files automatisere arbeidsflyter i myndighetene?

Ja. M-Files automatiserer arbeidsflytene dine i myndighetene ved å koble dokumenter til definerte gjennomganger, godkjenninger og prosesstrinn. I stedet for å rute dokumenter gjennom e-postkjeder og regneark, definerer du arbeidsflyten én gang, og M-Files håndhever det konsekvent. Du bruker dette til tillatelsessøknader, lisenssøknader, inspeksjoner, anskaffelser, kontrakter, kapitalprosjekter og tjenesteprogrammer for innbyggere. Teamet ditt reduserer manuelle trinn, behandler forespørsler pålitelig og forbedrer tjenesteleveransen samtidig som du opprettholder fullstendig tilsyn og ansvarlighet.

Hva er forskjellen mellom dokumenthåndtering og arkivhåndtering

Dokumenthåndtering støtter oppretting, redigering, deling, godkjenning og organisering av aktive dokumenter som teamet ditt jobber med hver dag. Arkivhåndtering anvender styring, oppbevaring, disponering og tilgangskontroller for informasjon som må vedlikeholdes som en offisiell registrering. M-Files støtter både dokumenter og poster innenfor samme plattform, slik at du ikke trenger å velge mellom produktivitet og samsvar.

Hvordan støtter M M-Files samsvarskrav fra myndighetene?

M-Files hjelper offentlige etater med å støtte samsvarskrav gjennom metadatadrevne kontroller, rollebaserte tillatelser, versjonshistorikk, oppbevaringsregler, revisjonsspor og automatiserte arbeidsflyter. Du bruker disse kontrollene konsekvent på retningslinjer, prosedyrer, personaljournaler, offentlige registre og annen sensitiv informasjon. Hvert dokument spores, hver godkjenning registreres, og du opprettholder et komplett revisjonsspor for samsvar og åpenhet.

støtter M-Files Microsoft 365 og Microsoft Copilot ?

M-Files forbedrer verdien av Microsoft 365 og Microsoft Copilot ved å legge til forretningskontekst gjennom metadata, relasjoner, tillatelser og arbeidsflytstatus. Organisasjonen din forbedrer informasjonsstyring, innholdsoppdagbarhet og AI-beredskap. Når Copilot forstår ikke bare hva et dokument sier, men også hvem som har tilgang til det, hvor det er i en prosess og hvordan det relaterer seg til andre poster, får du mer relevante og sikrere AI-assisterte resultater.

Hvorfor er informasjonsstyring viktig for offentlig KI

Informasjonsstyring sikrer at AI-verktøyene dine fungerer med informasjon som er organisert, tillatelsesbevisst og riktig kontrollert. Uten det, Copilot eller andre AI-verktøy kan returnere feil, utdatert eller begrenset informasjon. M-Files bruker metadata, tillatelser, relasjoner, arbeidsflytstatus og styringskontroller for å forberede informasjonen din for AI. Dette forbedrer nøyaktigheten, sikkerheten og relevansen til AI-assisterte resultater for teamet ditt.

Er M-Files FedRAMP-sertifisert?

Ikke ennå. M-Files søker FedRAMP 20x klasse C-sertifisering for sitt føderale skytilbud, med sertifiseringsaktiviteter planlagt for 2027. Besøk M- Files FedRAMP Trust Center for den nyeste statusen, planlagt tjenesteomfang, sertifiseringsmilepæler og tilgjengelige FedRAMP-ressurser. Hvis byrået ditt krever FedRAMP-sertifisering nå, gi oss beskjed om tidslinjen din, så kan vi diskutere alternativer.