Julkisen sektorin virastoille tarkoitettu hallituksen asiakirjojen hallintaohjelmisto

M-Files auttaa viranomaisia kaikilla tasoilla (liittovaltion, osavaltion, paikallis- ja kunnallisella tasolla) hallinnoimaan ja hallitsemaan asiakirjoja, jotka ovat työnne perustana Microsoft 365:ssä. Sopimuksillanne, asiakirjoillanne, luvillanne, ohjeistuksillanne ja viranomaisille toimitettavilla asiakirjoillanne on kullakin omat vaatimustenmukaisuusmääräyksensä, säilytysajat ja tarkastusvaatimukset.

Mies käyttää puhelinta, jonka M-Files on Microsoftin ja M-Files grafiikkaa.

Organisaatiosi haluaa modernisoida tiimien työskentelytapoja Microsoft 365:ssä, mutta säädökset edellyttävät tiukkaa asiakirjojen hallintaa, säilytyssääntöjä ja kirjausketjuja. M-Files ratkaisee tämän ongelman lisäämällä hallintatoiminnot olemassa olevaan Microsoft 365 -ratkaisuun. Tiimisi voi automatisoida hyväksyntäprosessit, valvoa säilytyssääntöjen noudattamista ja varmistaa säännösten noudattamisen ilman, että työn sujuvuus hidastuu.

Hallituksen tiedotushaasteiden ratkaiseminen

Asiakirjojen hallinnan ja säännösten noudattamisen parantaminen

M-Files auttaa organisaatiotasi tehostamaan asiakirjojen hallintaa ja tukemaan säännösten noudattamista metatietopohjaisten hallintatoimenpiteiden avulla. Voit järjestellä asiakirjoja, hallita versioita, määrittää turvatasoja, valvoa säilytyssääntöjen noudattamista ja ylläpitää tarkastusjälkiä automaattisesti. M-Files soveltaa käyttöoikeuksia ja työnkulun hallintatoimenpiteitä sen perusteella, millaisia asiakirjat ovat, missä vaiheessa prosessia ne ovat ja miten ne liittyvät muihin tietoihin. Voit hallinnoida käytäntöjä, menettelytapoja, henkilöstötiedostoja ja muita luottamuksellisia asiakirjoja niiden koko elinkaaren ajan ilman manuaalista puuttumista.

Julkisten asiakirjojen hallinnan yksinkertaistaminen

M-Files auttaa julkisen sektorin organisaatioita hallinnoimaan virallisia asiakirjoja ja operatiivisia asiakirjoja metatietopohjaisen sähköisen asiakirja- ja arkistohallintajärjestelmän (EDRMS) avulla. Metatiedot, käyttöoikeudet, kirjausketjut ja elinkaaren hallinta helpottavat asiakirjojen löytämistä, hallinnointia ja hallintaa samalla, kun säilytys- ja hävittämisvaatimukset täyttyvät. Näin säilytät organisaation osaamisen ja helpotat tiimisi mahdollisuuksia hyödyntää päätöksiä, yhteyksiä ja historiaa eri osastojen välillä.

Kansalaisten ja viranomaisten palvelujen tehostaminen

M-Files Työnkulun automatisointi yhdistää asiakirjasi määriteltyihin tarkastuksiin, hyväksyntöihin ja prosessivaiheisiin, jotka liittyvät lupahakemuksiin, lisenssipyyntöihin, tarkastuksiin, hankintoihin, sopimuksiin, investointihankkeisiin ja kansalaispalveluohjelmiin. Määrität työnkulun kerran, ja M-Files varmistaa sen noudattamisen joka kerta. Lopeta asiakirjojen välittäminen sähköpostiketjujen ja taulukoiden kautta. Tiimisi käsittelee pyynnöt nopeammin ja yhdenmukaisemmin, kansalaiset näkevät todellista edistystä, ja sinulla on käytettävissäsi täydellinen kirjausketju jokaisesta päätöksestä.

Tietohallinnon vahvistaminen

M-Files yhdistää tietosi saumattomasti Microsoft 365:n sisällä sekä SharePointin, jaettujen asemien, sähköpostin, liiketoimintasovellusten ja vanhojen tietovarastojen välillä. Sen sijaan, että joukkueesi joutuisi etsimään tietoa useista eri järjestelmistä, se löytää ja hallinnoi kaikkea yhdestä paikasta. M-Files laajentaa jo tuttuja Microsoft 365 -käyttökokemuksiasi metatietopohjaisella hallinnalla, automatisoiduilla työnkuluilla, asiakirjahallinnalla ja elinkaaren hallintatoiminnoilla asiakirjoja runsaasti sisältäviä prosesseja varten. Työntekijöillesi tarjoutuu yhtenäinen pääsy tietoihin, samalla kun voit soveltaa yhdenmukaisia hallintakäytäntöjä kaikkialla.

Luo tekoälyvalmis perusta julkishallinnon tiedoille

Virastoanne tutkii Microsoftin Copilot ja muita tekoälytyökaluja, jotta kansalaisille voidaan tarjota palveluja entistä nopeammin. Järjestetty ja hallittu tieto muodostaa perustan tekoälyhankkeille. M-Files auttaa teitä valmistelemaan ja parantamaan tietoa Microsoftin Copilot ja muiden tekoälyhankkeiden tarpeisiin lisäämällä asiakirjoihinne metatietoja, käyttöoikeuksia, suhteita, työnkulun tilaa, hyväksymistilaa ja hallintakontrolleja. Kun Copilot ymmärtää paitsi asiakirjan sisällön myös sen, kuka voi käyttää sitä, missä vaiheessa prosessia se on, mikä on sen hyväksymisstatus ja miten se liittyy muihin tietueisiin, parannat tekoälyavusteisten tulosten osuvuutta, turvallisuutta ja luotettavuutta. Tiimisi saa parempia vastauksia. Virastosi säilyttää hallinnan.

Ammattilaiset testaavat tablettia, jossa on tekoälypohjaisia asiakirjahakutyökaluja.

Katso M-Files toiminnassa nyt

Katso interaktiivinen tuotekierroksemme. Ei odottelua. Ei ajanvarausta.

Aloita tekoälypohjaisen asiakirjahallintajärjestelmämme tutkiminen toimialallesi räätälöidyllä demolla.

Nainen käyttää M-Files asiakirjojen metatietojen ja hyväksymisprosessin M-Files

Paperipohjaisten prosessien vähentäminen

M-Files auttaa julkishallinnon työntekijöitä vähentämään paperipohjaista työtä paperittomalla asiakirjanhallinnalla, joka korvaa paperitiedostot ja manuaaliset hyväksymisketjut digitaalisilla työnkulkuilla, joita voi seurata, tarkastaa ja laajentaa. Kun asiakirjat on skannattu tai luotu digitaalisesti, M-Files järjestää ja automatisoi niiden kulun prosessissanne. Työntekijänne voivat keskittyä olennaiseen työhön, samalla kun te pidätte hallinnan asiakirjojen koko elinkaaren ajan.

Usein kysytyt kysymykset