M-Files Sekretesspolicy för arbetssökande

Senast uppdaterad: 26.3.2024

INLEDNING
M-Files har åtagit sig att skydda och respektera din integritet. Detta integritetsmeddelande beskriver vilka personuppgifter M-Files samlar in från dig och hur vi behandlar dessa uppgifter.

M-Files tillhandahåller nästa generations plattform för intelligent informationshantering som förbättrar affärsresultaten genom att hjälpa människor att hitta och använda information mer effektivt. M-Files förenar system, data och innehåll i hela organisationen utan att störa befintliga system och processer eller kräva datamigrering.

De personuppgifter som vi behandlar kontrolleras av:

M-Files Oy (0686200-7)
Peltokatu 34C, 33100 Tammerfors, Finland
[email protected]
och våra koncernbolag (härefter "vi")

Dataskyddsombud: [email protected]

 

Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att ta emot och behandla jobbansökningar samt att hantera våra rekryteringsprocesser. Vi behandlar uppgifter relaterade till rekryteringsprocessen för de personer som har sökt våra tjänster för att möjliggöra kontakt med den sökande och för beslutsfattandet vid tillsättning av tjänsterna.

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är:

  • vårt berättigade intresse, som grundar sig på behovet av att behandla personuppgifter för rekryteringsändamål och som utgörs av kopplingen mellan oss eller
  • ditt samtycke, som kan begäras till exempel i följande situationer:
    • samla in personuppgifter från referenser
    • behandling av personuppgifter vid lämplighetsbedömningar
    • behandling av personuppgifter vid utförande av medicinska tester

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar följande personuppgifter om arbetssökande:

  • grundläggande information såsom förnamn, födelsedatum, språk, användarnamn och/eller annan identifierare, lösenord;
  • kontaktuppgifter t.ex. privat e-postadress, privat telefonnummer, hemadress;
  • information om den aktuella befattningen såsom information om anställningens art och typ och information om de kontaktpersoner som utsetts för ansökningsprocessen, löneanspråk, information om arbetets början. Mer specifika detaljer framgår av platsannonsen;
  • viktig information om lämplighet som du har lämnat till oss i samband med rekryteringsprocessen och annan information om dig själv, din bakgrund etc. såsom fotografi, uppgifter om studier och utbildning, yrke, uppgifter om arbetshistorik (såsom arbetsgivare, anställningens startdatum och längd samt arbetsuppgifternas art), språkkunskaper, andra särskilda kunskaper och färdigheter, beskrivning av personliga egenskaper, olika typer av intyg och utvärderingar samt hänvisningar till portföljer, profiler och andra källor på Internet och referenser samt personlighets- och lämplighetsbedömningar som utförs baserat på ditt samtycke och information om dessa;
  • information om hur rekryteringsprocessen fortskrider såsom information om följande intervjuer eller avbrytande av rekryteringsprocessen;
  • annan eventuell information som du har lämnat till oss frivilligt i samband med rekryteringsprocessen eller specifikt publicerad för professionella ändamål såsom en LinkedIn-profil eller information som vi separat har samlat in baserat på ditt samtycke.

Att lämna dina uppgifter är ett krav för att vi ska kunna gå vidare i ansökningsprocessen.

Varifrån får vi personuppgifter?

Informationskällan är i första hand du som arbetssökande. Andra informationskällor används inom ramen för gällande regelverk. Vi kan komma att använda oss av rekryteringskonsulter vid behov.

Genom att skicka in en jobbansökan samtycker du till att vi samlar in information från din profil som publiceras för professionella ändamål i den utsträckning som insamling av data är nödvändig och relaterad till arbetsprestation med hänsyn till den öppna positionen.

Till vem lämnar vi ut och överför uppgifter och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi behandlar uppgifter själva och använder underleverantörer som arbetar för vår räkning för behandling av personuppgifter (IT-hantering, rekryteringstjänster).

Som regel lämnar vi inte ut uppgifter om arbetssökande till externa parter, såvida vi inte har begärt och fått ditt samtycke till att lämna ut t.ex. lämplighetsbedömningar.

Vi kan lämna ut personuppgifter som du tillhandahåller till våra dotterbolag och närstående bolag, eller en efterföljande ägare, delägare eller operatör av tjänsterna och deras rådgivare i samband med en företagsfusion, konsolidering, omstrukturering, försäljning av i stort sett alla våra aktier och/eller tillgångar, eller i samband med konkursförfaranden eller annan företagsrekonstruktion. Vi kan sälja, överföra eller på annat sätt dela vissa eller alla av våra tillgångar, inklusive dina personuppgifter, i samband med en fusion, ett förvärv, en omorganisation eller försäljning av tillgångar eller i händelse av konkurs.

Vi använder oss av underleverantörer för behandling av personuppgifter på uppdrag av och för oss. Vi har delvis lagt ut behandlingen av personuppgifter på underleverantörer för följande tjänster:

  • Ekonomisk förvaltning (inkl. löne- och redovisningstjänster)
  • Human Resources
  • IT-hantering

Vi har säkerställt skyddet av dina uppgifter genom att ingå nödvändiga avtal med underleverantörerna.

Vi överför personuppgifter utanför EU/EES. När personuppgifter behandlas utanför EU/EES försäkrar vi oss om att underleverantören har åtagit sig att använda EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller andra lämpliga skyddsåtgärder som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Endast de av våra anställda som för sitt arbete har rätt att behandla personuppgifter har rätt att använda de system som innehåller personuppgifter. Varje användare har ett personligt användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna samlas in i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska åtgärder. Kommunikationen mellan servern och användarens klient är säkrad. De personer som behandlar uppgifterna är bundna av tystnadsplikt. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta lokaler som är säkrade med åtkomstkontroll och kan endast nås av vissa på förhand utsedda personer.

Vi lagrar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt med hänsyn till användningsändamålet. I princip kan uppgifter användas i sex (6) månader för jobbsökning. Om du blir anställd hos oss lagrar vi de uppgifter du har lämnat som arbetssökande och den information som rör rekryteringsprocessen som en del av din HR-profil i enlighet med vårt integritetsmeddelande för våra anställda.

Vi utvärderar regelbundet behovet av att lagra uppgifter med hänsyn till tillämplig lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att inga inkompatibla, föråldrade eller felaktiga personuppgifter lagras, med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter som finns lagrade om dig och rätt att begära rättelse eller radering av uppgifterna. I den mån behandlingen grundar sig på samtycke har du också rätt att återkalla eller ändra ditt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke påverkar det inte lagligheten av den behandling som skett innan samtycket återkallades.

Du har rätt att invända mot eller kräva begränsning av behandlingen av dina uppgifter och att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten.

Av skäl som hänför sig till din specifika situation har du också rätt att invända mot annan behandling när den rättsliga grunden för behandlingen är berättigat intresse. I samband med din begäran ska du identifiera den särskilda situation som ligger till grund för att du invänder mot behandlingen. Vi kan endast avslå begäran om invändning på rättsliga grunder.

Ansvarsfriskrivning för personer bosatta i Kalifornien

Denna ansvarsfriskrivning kompletterar den information som finns på andra ställen i detta integritetsmeddelande och gäller endast fysiska personer som är bosatta i delstaten Kalifornien, USA. Alla termer som används i detta avsnitt har samma innebörd som de definieras i California Consumer Privacy Act från 2018.

Den "personliga information" som vi samlar in från dig är sådan information som identifierar dig, beskriver dig eller kan kopplas till dig. De personuppgifter som rör dig och som vi samlar in finns i avsnittet "Vilka personuppgifter behandlar vi?" i detta integritetsmeddelande. Vi samlar i första hand in dessa personuppgifter från dig som arbetssökande, men andra källor kan användas när det är tillåtet enligt gällande lagar.

Dina personuppgifter behandlas av M-Files -koncernen och av underleverantörer som arbetar för vår räkning, t.ex. rekryteringskonsulter eller löne- och redovisningstjänster, i syfte att utvärdera jobbansökningar och genomföra intervjuer med sökande. Vi har ingått nödvändiga avtal med våra underleverantörer för att säkerställa skyddet av dina personuppgifter. Vi kommer inte att lämna ut dina uppgifter till någon extern part utan ditt samtycke.

Dina personuppgifter kan lämnas ut till våra dotterbolag och närstående bolag, efterföljande ägare, delägare eller operatör av tjänsterna och deras rådgivare i samband med fusion, konsolidering, omstrukturering, försäljning av i stort sett alla aktier och/eller tillgångar, eller i samband med konkursförfaranden eller annan företagsrekonstruktion. Dina personuppgifter kan säljas, överföras eller på annat sätt delas i samband med en fusion, ett förvärv, en omorganisation eller försäljning av tillgångar eller i händelse av konkurs.

Enligt CCPA har du vissa rättigheter i förhållande till dina personuppgifter och hur de behandlas av oss.

Du har rätt att inte utsättas för diskriminerande behandling när du utövar dina integritetsrättigheter enligt CCPA.

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som rör dig som samlats in och sparas av oss, hur de samlas in och hur de lämnas ut. Du kan begära att få ta del av den information som samlas in av oss och vår behandling av den informationen genom att skicka en begäran (begäran om att få veta) till [email protected]. Du kan göra en sådan begäran i fri form genom att ange att du begär att få veta vilken personlig information som är kopplad till dig som vi behandlar. För att kunna tillmötesgå din begäran kräver CCPA att vi verifierar din identitet. För att göra detta ska följande information samlas in från dig:

  • dina kontaktuppgifter;
  • en kopia av din identitetshandling utfärdad av relevant myndighet...

Kopian av din identitetshandling ska lämnas in via en säker tjänst för delning av dokument, genom en länk som kommer att meddelas dig av M-Files efter mottagandet av din begäran. Efter det att din identitet har kontrollerats ska kopian av din identitetshandling förstöras utan onödigt dröjsmål.

Du har också rätt att begära radering av din personliga information som vi har samlat in. Begäran om att radera information kan kommuniceras till oss på [email protected] eller via fysisk post på följande adress:

M-Files Inc,
500 West 2nd Street, Suite 1850,
Austin, TX 78701
USA: USA

På samma sätt som vi uppfyller begäran om att få veta vilken information som behandlas av oss, måste vi verifiera din identitet. Din identitet när du skickar in begäran om radering kommer att verifieras enligt beskrivningen ovan. Dessutom kan begäran om radering kommuniceras till oss i fri form, på samma sätt som begäran om att få veta.

Du har rätt att lämna in begäran om att få veta och begäran om radering genom ett auktoriserat ombud. För att säkerställa att ombudet har rätt att företräda dig vid inlämnande av förfrågningar ska vi begära att ombudet visar upp en fullmakt eller annat skriftligt dokument som anger omfattningen av ombudets representation av dig i sådana frågor.

Kontaktuppgifter

Om du har några frågor, kommentarer eller funderingar angående detta integritetsmeddelande, din integritet när det gäller användningen av personuppgifter eller skyddet av de personuppgifter vi har om dig, vänligen kontakta:

Petra Rosvall
Maistraatinportti 1, 00240 Helsingfors, Finland
+358 44 978 2295
[email protected]

Vi strävar efter att snabbt lösa eventuella problem som du kan ha.

För mer information om M-Files Corporations integritetspolicy, vänligen besök här.