M-Files Datenschutzhinweis für Stellenbewerber

Zuletzt aktualisiert am: 26.3.2024

EINLEITUNG
M-Files verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen und zu respektieren. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten M-Files von Ihnen erhebt und wie wir diese Daten verarbeiten.

M-Files bietet eine intelligente Informationsmanagement-Plattform der nächsten Generation, die die Unternehmensleistung verbessert, indem sie den Mitarbeitern hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. M-Files vereinheitlicht Systeme, Daten und Inhalte im gesamten Unternehmen, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern.

Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten werden von uns kontrolliert:

M-Files Oy (0686200-7)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finnland
[email protected]
und unsere Konzerngesellschaften (im Folgenden "wir")

Datenschutzbeauftragter: [email protected]

 

Was ist der Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten?

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten besteht darin, Bewerbungen zu erhalten und zu bearbeiten und unsere Einstellungsverfahren zu verwalten. Wir verarbeiten Daten im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren der Personen, die sich auf unsere Stellen beworben haben, um die Kontaktaufnahme mit den Bewerbern und die Entscheidungsfindung bei der Besetzung der Stellen zu ermöglichen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

  • unser berechtigtes Interesse, das auf der Notwendigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Einstellungszwecken beruht und das sich aus der Verbindung zwischen uns ergibt, oder
  • Ihre Zustimmung, die zum Beispiel in folgenden Situationen eingeholt werden kann:
    • Erhebung personenbezogener Daten aus Referenzen
    • Verarbeitung personenbezogener Daten bei Eignungsbeurteilungen
    • die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Durchführung von medizinischen Tests

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von Stellenbewerbern:

  • grundlegende Informationen wie Vorname, Geburtsdatum, Sprache, Benutzername und/oder andere Kennung, Passwort;
  • Kontaktinformationen wie private E-Mail-Adresse, private Telefonnummer, Privatanschrift;
  • Informationen über die betreffende Stelle wie z. B. Informationen über die Art und den Typ der Beschäftigung und Informationen über die für das Bewerbungsverfahren benannten Kontaktpersonen, Gehaltsvorstellungen, Informationen über den Beginn der Stelle. Genauere Angaben sind in der Stellenausschreibung enthalten;
  • wichtige Angaben zur Eignung, die Sie uns im Rahmen des Einstellungsverfahrens gemacht haben, sowie sonstige Angaben zu Ihrer Person, Ihrem Werdegang usw. wie z. B. ein Lichtbild, Angaben zu Studium und Ausbildung, Beruf, Angaben zum beruflichen Werdegang (z. B. Arbeitgeber, Beginn und Dauer der Beschäftigung und Art der Tätigkeit), Sprachkenntnisse, sonstige besondere Fähigkeiten und Kompetenzen, Beschreibung der persönlichen Merkmale, verschiedene Arten von Zeugnissen und Beurteilungen und Verweise auf Portfolios, Profile und andere Quellen im Internet sowie Referenzen und Persönlichkeits- und Eignungsbeurteilungen, die mit Ihrer Zustimmung durchgeführt wurden, und Angaben dazu;
  • Informationen über den Verlauf des Einstellungsverfahrens wie Informationen über nachfolgende Vorstellungsgespräche oder die Unterbrechung des Einstellungsverfahrens;
  • andere mögliche Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren oder speziell zu beruflichen Zwecken veröffentlicht haben, wie z. B. ein LinkedIn-Profil, oder Informationen, die wir auf der Grundlage Ihrer Zustimmung gesondert erfasst haben.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist eine Voraussetzung dafür, dass wir im Bewerbungsverfahren vorankommen können.

Woher erhalten wir personenbezogene Daten?

Die Informationsquelle sind in erster Linie Sie als Stellenbewerber. Andere Informationsquellen werden im Rahmen der geltenden Vorschriften genutzt. Wir können bei Bedarf Personalberater einsetzen.

Mit der Übermittlung einer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Informationen aus Ihrem zu beruflichen Zwecken veröffentlichten Profil erheben, soweit die Datenerhebung erforderlich ist und sich auf die Arbeitsleistung unter Berücksichtigung der offenen Stelle bezieht.

An wen geben wir Daten weiter und übermitteln sie, und übermitteln wir Daten außerhalb der EU oder des EWR?

Wir verarbeiten die Daten selbst und setzen Unterauftragnehmer ein, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (IT-Management, Personalvermittlung).

Grundsätzlich geben wir keine Bewerberdaten an Externe weiter, es sei denn, wir haben Ihr Einverständnis für die Weitergabe von z. B. Eignungsbeurteilungen eingeholt und erhalten.

Wir können personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, an unsere Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen oder einen späteren Eigentümer, Miteigentümer oder Betreiber der Dienste und deren Berater im Zusammenhang mit einer Unternehmensfusion, Konsolidierung, Umstrukturierung, dem Verkauf von im Wesentlichen allen unseren Aktien und/oder Vermögenswerten oder im Zusammenhang mit einem Konkursverfahren oder einer anderen Unternehmensumstrukturierung weitergeben. Wir können im Zusammenhang mit einer Fusion, einer Übernahme, einer Umstrukturierung oder einem Verkauf von Vermögenswerten oder im Falle eines Konkurses einige oder alle unsere Vermögenswerte, einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten, verkaufen, übertragen oder anderweitig weitergeben.

Wir setzen Unterauftragnehmer für die Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Namen und für uns ein. Für die folgenden Dienstleistungen haben wir die Verarbeitung personenbezogener Daten teilweise an Unterauftragnehmer ausgelagert:

  • Finanzverwaltung (einschließlich Gehaltsabrechnung und Buchhaltung)
  • Humanressourcen
  • IT-Management

Wir haben den Schutz Ihrer Daten sichergestellt, indem wir die erforderlichen Verträge mit den Unterauftragnehmern geschlossen haben.

Wir übermitteln personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR. Wenn personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, vergewissern wir uns, dass der Unterauftragnehmer sich verpflichtet hat, die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder andere angemessene Sicherheitsvorkehrungen gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu verwenden.

Wie schützen wir die Daten und wie lange speichern wir sie?

Nur diejenigen unserer Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeit berechtigt sind, personenbezogene Daten zu verarbeiten, sind berechtigt, die Systeme mit personenbezogenen Daten zu nutzen. Jeder Benutzer hat einen persönlichen Benutzernamen und ein Passwort für das System. Die Daten werden in Datenbanken gesammelt, die durch Firewalls, Passwörter und andere technische Maßnahmen gesichert sind. Die Kommunikation zwischen dem Server und dem Client des Benutzers ist gesichert. Die Personen, die die Daten verarbeiten, sind an das Berufsgeheimnis gebunden. Die Datenbanken und ihre Sicherungskopien befinden sich in verschlossenen Räumen, die durch eine Zugangskontrolle gesichert sind und zu denen nur bestimmte, vorher benannte Personen Zugang haben.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es aufgrund des Verwendungszwecks erforderlich ist. Grundsätzlich können die Daten für sechs (6) Monate für die Stellensuche verwendet werden. Die Daten werden nach zwei (2) Jahren vernichtet. Wenn Sie unser Mitarbeiter werden, speichern wir die Daten, die Sie als Bewerber angegeben haben, und die Informationen im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess als Teil Ihres Personalprofils gemäß unseren Datenschutzhinweisen für unsere Mitarbeiter.

Wir bewerten die Notwendigkeit der Speicherung von Daten regelmäßig unter Berücksichtigung der geltenden Rechtsvorschriften. Darüber hinaus ergreifen wir angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass keine unvereinbaren, veralteten oder unzutreffenden personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung gespeichert werden. Wir berichtigen oder löschen solche Daten unverzüglich.

Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?

Sie haben das Recht auf Zugang zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten und das Recht, die Berichtigung oder Löschung der Daten zu verlangen. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie auch das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen oder zu ändern. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung nicht berührt.

Sie haben das Recht, Widerspruch einzulegen oder die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen und eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen.

Sie haben auch das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen andere Verarbeitungen Widerspruch einzulegen, wenn die Rechtsgrundlage der Verarbeitung das berechtigte Interesse ist. Im Zusammenhang mit Ihrem Antrag müssen Sie die besondere Situation angeben, aufgrund derer Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wir können den Antrag auf Widerspruch nur aus rechtlichen Gründen ablehnen.

Datenschutzhinweis für Einwohner Kaliforniens

Dieser Haftungsausschluss ergänzt die Informationen, die an anderer Stelle in diesen Datenschutzhinweisen zu finden sind, und gilt ausschließlich für natürliche Personen mit Wohnsitz im Bundesstaat Kalifornien, USA. Alle in diesem Abschnitt verwendeten Begriffe haben die gleiche Bedeutung wie im California Consumer Privacy Act von 2018 definiert.

Die "personenbezogenen Daten", die wir von Ihnen erheben, sind solche Informationen, die Sie identifizieren, beschreiben oder mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die wir sammeln, finden Sie im Abschnitt "Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?" dieser Datenschutzerklärung. Wir erheben diese personenbezogenen Daten in erster Linie von Ihnen als Stellenbewerber, können aber auch andere Quellen nutzen, wenn dies nach geltendem Recht zulässig ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden von der Unternehmensgruppe M-Files und von Unterauftragnehmern, die in unserem Auftrag tätig sind, wie z. B. Personalberatern oder Lohn- und Buchhaltungsdiensten, zum Zweck der Bewertung von Bewerbungen und der Durchführung von Vorstellungsgesprächen mit Bewerbern verarbeitet. Wir haben mit unseren Unterauftragnehmern die notwendigen Vereinbarungen getroffen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Wir werden Ihre Daten nicht ohne Ihre Zustimmung an externe Parteien weitergeben.

Ihre personenbezogenen Daten können an unsere Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen, nachfolgende Eigentümer, Miteigentümer oder Betreiber der Dienste und deren Berater im Zusammenhang mit einer Fusion, Konsolidierung, Umstrukturierung, dem Verkauf von im Wesentlichen allen Aktien und/oder Vermögenswerten oder im Zusammenhang mit einem Konkursverfahren oder einer anderen Unternehmenssanierung weitergegeben werden. Ihre personenbezogenen Daten können im Zusammenhang mit einer Fusion, einer Übernahme, einer Umstrukturierung oder einem Verkauf von Vermögenswerten oder im Falle eines Konkurses verkauft, übertragen oder anderweitig weitergegeben werden.

Gemäß dem CCPA haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten und deren Verarbeitung durch uns.

Sie haben das Recht, bei der Ausübung Ihrer Datenschutzrechte nach dem CCPA nicht diskriminiert zu werden.

Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über Sie von uns erfasst und gespeichert wurden, wie sie erfasst und wie sie weitergegeben werden. Sie können die Offenlegung der von uns gesammelten Informationen und unserer Verarbeitung dieser Informationen verlangen, indem Sie eine Anfrage (request to know) an [email protected] richten. Sie können eine solche Anfrage in freier Form stellen, indem Sie angeben, dass Sie wissen möchten, welche mit Ihnen verbundenen personenbezogenen Daten wir verarbeiten. Um Ihrem Antrag nachzukommen, müssen wir gemäß CCPA Ihre Identität überprüfen. Zu diesem Zweck werden die folgenden Informationen von Ihnen erhoben:

  • Ihre Kontaktinformationen;
  • eine Kopie Ihres Ausweises, ausgestellt von der zuständigen Behörde...

Die Kopie Ihres Ausweisdokuments wird über einen sicheren Dokumentenaustauschdienst über einen Link übermittelt, der Ihnen nach Eingang Ihres Antrags von M-Files mitgeteilt wird. Nach Überprüfung Ihrer Identität wird die Kopie Ihres Ausweisdokuments unverzüglich vernichtet.

Sie haben auch das Recht, die Löschung Ihrer persönlichen Daten zu verlangen, die wir gesammelt haben. Anträge auf Löschung von Daten können uns unter [email protected] oder per Post an die folgende Adresse übermittelt werden:

M-Files Inc,
500 West 2nd Street, Suite 1850,
Austin, TX 78701
USA

Ähnlich wie bei der Beantwortung von Anträgen auf Auskunft darüber, welche Daten von uns verarbeitet werden, müssen wir Ihre Identität überprüfen. Ihre Identität wird bei der Einreichung von Anträgen auf Löschung wie oben beschrieben überprüft. Darüber hinaus können Löschungsanträge ähnlich wie Auskunftsersuchen in freier Form an uns übermittelt werden.

Sie haben das Recht, Auskunfts- und Löschungsanträge über einen bevollmächtigten Vertreter zu stellen. Um sicherzustellen, dass der Bevollmächtigte berechtigt ist, Sie bei der Einreichung von Anträgen zu vertreten, fordern wir den Bevollmächtigten auf, eine Vollmacht oder ein anderes schriftliches Dokument vorzulegen, aus dem der Umfang der Vertretung des Bevollmächtigten in diesen Angelegenheiten hervorgeht.

Kontaktinformationen

Wenn Sie Fragen, Kommentare oder Bedenken bezüglich dieser Datenschutzerklärung, Ihrer Privatsphäre im Zusammenhang mit der Verwendung personenbezogener Daten oder dem Schutz der von uns gespeicherten personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an uns:

Petra Rosvall
Maistraatinportti 1, 00240 Helsinki, Finnland
+358 44 978 2295
[email protected]

Wir bemühen uns, etwaige Bedenken umgehend auszuräumen.

Wenn Sie mehr über die Datenschutzrichtlinien der M-Files Corporation erfahren möchten, besuchen Sie bitte hier.