Die Arbeitsplatzlandschaft hat sich verändert. Intelligenteres Arbeiten ist für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben unerlässlich. Effiziente Prozesse und Verfahren müssen den Bedürfnissen von Wissensarbeitern entsprechen, da diese ihre Zeit lieber für umsatzfördernde Strategien nutzen. Mit diesem Ziel vor Augen ist die Implementierung von automatisierten Arbeitsabläufen und Dokumentenmanagementsystemen unerlässlich. Die Dokumentenverwaltung umfasst nicht nur die Pflege einer zentralen Datenbank mit den wichtigsten Dokumenten, die für den Geschäftsbetrieb relevant sind, sondern auch die Unterstützung der E-Mail- und Textintegration.

Die Zeiten, in denen Besprechungen von Angesicht zu Angesicht und mit Stift und Papier abgehalten wurden, gehören der Vergangenheit an. E-Mail- und SMS-Kommunikation sowie virtuelle Besprechungen sind heute die Norm. Diese neuen Technologien sind ein perfektes Beispiel für den Bedarf an Dokumentenkontrolle. Unternehmen, die E-Mails und Anhänge speichern und archivieren, SMS-Kommunikation verfolgen oder Besprechungsnotizen automatisch transkribieren möchten, sind auf Dokumentenmanagement-Lösungen angewiesen. Zum Glück ist Dokumentenmanagement-Software ein umfassendes digitales Ablagesystem, das Text und E-Mail problemlos integriert.

Was ist Dokumentenmanagement?

Erinnern Sie sich an den "alten" Aktenraum, zu dem nur Mitarbeiter mit einem Schlüssel Zugang hatten und der sich oft im Keller oder in einem ungenutzten Büro befand. Diese mit alphabetisch geordneten Schränken und Aufbewahrungsboxen gefüllten Aktenräume enthielten in der Regel interne Dokumente. Jahrzehntelang funktionierte dieses antiquierte System für die Unternehmen gut, erwies sich aber als überflüssig und ineffizient an einem modernen Arbeitsplatz, der sich mehr auf Technologie stützt, insbesondere auf die Windows-Dokumentenmanagement-Plattform.

Um diesem technologischen Paradigmenwechsel Rechnung zu tragen, verwenden große Organisationen und kleine Unternehmen heute Dokumentenmanagementsysteme, einschließlich Dateiverwaltungstechniken, um ein elektronisches, zentralisiertes Dokumentenarchiv zu führen, in dem sie Dokumente verfolgen und speichern. Ein solches digitales Ablagesystem senkt langfristig die Kosten und hilft bei der Arbeitsautomatisierung. Im Falle künftiger Rechtsstreitigkeiten trägt die Verwaltung der gesamten digitalen Kommunikation mit Dokumentenkontrolle und -verwaltung zur Verringerung des Geschäftsrisikos bei.

Einfach ausgedrückt, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ein elektronischer Fahrplan für alle Dokumente, einschließlich Text- und E-Mail-Kommunikation. Mitarbeiter können jederzeit interne Dokumente, E-Mails oder Textkorrespondenz abrufen und mit Workflows synchronisieren, in denen andere Mitarbeiter angehängte Dokumente gemeinsam nutzen oder bearbeiten können - ein effizienter Ansatz für das Records Management.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems der nächsten Stufe

Dokumentenmanagementsysteme verringern die unproduktive Aufgabe, vergangene E-Mail-Korrespondenz auf der Suche nach Dokumenten oder Informationen, die für ein laufendes Projekt relevant sind, zu durchforsten - die elektronische Dateispeicherung indiziert die Informationen automatisch. Mitarbeiter können E-Mails im elektronischen Datensystem leicht auffinden und sie an Teammitglieder mit Zugriffsrechten weitergeben.

Warum ist die Archivierung von Dokumenten sinnvoll? Dokumentenmanagementlösungen bieten einen intuitiven, integrativen Ansatz, der einen nahtlosen kollaborativen Arbeitsablauf gewährleistet. Bei größeren Projekten müssen verschiedene Teams gleichzeitig zusammenarbeiten, um die einzelnen Teile zu erstellen, die zur Erreichung des gewünschten Ziels benötigt werden.

Es ist leicht möglich, dass die vom Kunden zu erbringenden Leistungen in einer Reihe von E-Mails verloren gehen. Neben überflüssigen Verwaltungsaufgaben sollten die ersten Stunden der Arbeit, die mit dem Verfassen und Beantworten von E-Mails verbracht werden, darin bestehen, die für die Erledigung von Aufgaben erforderlichen Details zu festigen, anstatt Projektdokumente in Kommunikationssträngen aufzuspüren. Wissensarbeiter bevorzugen Cloud-Dokumentenmanagement-Software für ein besseres Wissensmanagement.

Die Integration von Dokumentenmanagement-Software für nicht-traditionelle Inhalte, wie z. B. E-Mail-Kommunikation für die teamübergreifende Zusammenarbeit, verhindert Projektverzögerungen beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder bei internen Anpassungen. Darüber hinaus gewährleistet eine Dokumentenverwaltungsstrategie bewährte Verfahren für die elektronische Dateiverwaltung und verbessert die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien für die E-Mail- und SMS-Kommunikation im Hinblick auf Compliance und Sicherheit. Eine Dokumentenkontrollstrategie minimiert auch das Potenzial für Datenverluste.

On-Demand-Software für die Dokumentenverwaltung ist die Zukunft der Arbeit

Die Unternehmen nutzen dieselbe Methode der Dokumentenverwaltung auch für Textnachrichten. Geschäfte werden jetzt von der Hand in den Mund genommen. Wenn Kunden nach Bedarf und à la carte Zugang zu Kundenbetreuern haben, enthalten Textnachrichten auch wichtige Details und Dokumente, die in Informationsspeichern gespeichert werden müssen. Die Dokumentation der SMS-Kommunikation sollte nicht vernachlässigt werden.

Unternehmen müssen mehr denn je ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement einsetzen. Ein elektronisches Dokumentensystem prüft die Wege für eine nicht-traditionelle Zusammenarbeit, die die Kommunikation mit entfernten Teammitgliedern oder internationalen Büros beinhaltet. Strategien zur Dateiverwaltung in Verbindung mit einem Dokumentenverwaltungssystem mit Überprüfungsoptionen ermöglichen es den Mitarbeitern, auf per Textnachricht gesendete Dokumente zuzugreifen, um sie zu bearbeiten und einzusehen und gleichzeitig Compliance-Maßnahmen einzuhalten.

Eine detaillierte Ansicht des Originaldokuments mit jeder Revision wird dokumentiert - die Mitarbeiter müssen nicht nach einer alten Textnachricht suchen, da ihr Gerät mit der Dokumentenmanagementlösung synchronisiert ist.

Bewährte Verfahren der Dokumentenverwaltung sicherstellen

Dokumentenmanagementsysteme erweitern die Möglichkeiten der heutigen Smartphones, die mit den gleichen Anwendungen ausgestattet sind wie Desktop-Computer. Da Reisen ein wesentlicher Bestandteil der Aufrechterhaltung der Konnektivität für internationale Büros oder Kunden ist, nutzen Wissensarbeiter Cloud-Anwendungen für die Dokumentenverwaltung auf ihren mobilen Geräten, um die Effizienz zu steigern und ein digitales Ablagesystem für Unternehmen zu nutzen, das die Komplexität von Wissensarbeitern, die viel unterwegs sind, unterstützt.

Der einfache Zugriff auf eine digitale Dokumentenverwaltungsplattform auf mobilen Geräten bietet die Freiheit, ohne sperrige Geräte - wie einen Laptop - zu reisen, die sich bei Zollkontrollen am Flughafen als lästig erweisen. Ein Mitarbeiter, der von seinem Büro in New York nach Boston reist, hat nicht nur auf seinem Mobilgerät Zugriff auf gemeinsam genutzte Dokumente, sondern auch an anderen Standorten seines Unternehmens.

Wissensmanagement: Skalierung des Geschäfts mit Dokumentenkontrollsystemen

Die Bereitstellung eines temporären Laptops oder des Zugangs zu einem Desktop-Computer, der mit einem Dokumentenverwaltungsprogramm verbunden ist, ist ein Fortschritt für die moderne Arbeitswelt. Wissensarbeiter halten diese Software für den besten Dokumentenspeicher. Die Dokumentenverwaltung ist eine zukunftsweisende Produktivitätsinnovation, die es Unternehmen ermöglicht, ihr Geschäft zu skalieren und gleichzeitig einen Arbeitsplatz zu schaffen, der Wissensarbeitern die von ihnen gewünschte Work-Life-Balance ermöglicht.

FAQ

Was ist ein kontrolliertes Dokument?

Ein kontrolliertes Dokument ist eine Datei, die in einer zentralen Datenbank gespeichert ist - ein Dokument, das innerhalb einer Organisation gemeinsam genutzt wird und eine Reihe von Audits, Überprüfungen und Änderungen durchläuft. Ein kontrolliertes Dokument kann nur nach einem festgelegten Verfahren von autorisierten Personen geändert werden und wird in der Regel zur Erfassung und Verteilung von Richtlinien, Regeln, Vorschriften, Grundsätzen und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) verwendet.

Wie funktionieren Dokumentenmanagementsysteme?

Dokumentenmanagement-Software ist ein digitales Ablagesystem für Dokumente, das alle Unternehmensdokumente in einer zentralen Datenbank speichert. Es ist eine Software, die elektronische Dokumente prüft, verfolgt, speichert und verwaltet.

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