Die Auswahl einer Enterprise Content Management (ECM)-Lösung ist eine wichtige Entscheidung. Die richtige Plattform verbessert die Effizienz, stärkt die Compliance und senkt die Kosten. Bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen ist es wichtig, sich auf die Funktionen und Möglichkeiten zu konzentrieren, die den größten Nutzen bringen.

Welche Funktionen sollte eine ECM-Lösung aufweisen?

Eine leistungsstarke ECM-Lösung sollte dafür sorgen, dass Inhalte einfach zu organisieren, zu finden und zu sichern sind. Zu den wichtigsten Funktionen, die priorisiert werden sollten, gehören:

• Intelligente Suche und metadatengesteuerte Organisation
• Versionskontrolle zur Vermeidung von Verwechslungen
• Rollenbasierte Berechtigungen und detaillierte Prüfprotokolle
• Workflow-Automatisierung für schnellere Überprüfungen und Genehmigungen
• Mobil- und Fernzugriff zur Unterstützung flexibler Arbeit

Diese Funktionen gewährleisten, dass Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zugänglich, sicher und verwaltet sind.

Kann ein ECM mit anderen Unternehmenssystemen wie CRM oder ERP integriert werden?

Ja. Die Integration ist einer der größten Vorteile von ECM. Durch die Verbindung mit Systemen wie CRM und ERP verknüpft eine ECM-Lösung Dokumente direkt mit den Geschäftsprozessen, die sie unterstützen. So kann zum Beispiel ein Vertrag in ECM mit einem Kundendatensatz in CRM verknüpft werden, während Rechnungen mit ERP-Transaktionen verbunden werden können. Auf diese Weise werden Silos vermieden und die Mitarbeiter erhalten den vollständigen Kontext, den sie benötigen.

Kann ECM mit Microsoft integriert werden?

Viele ECM-Plattformen lassen sich nahtlos in Microsoft integrieren. Benutzer können Dateien direkt aus Word, Excel, Outlook oder Teams erstellen, bearbeiten und speichern. Dies erleichtert die Einführung, da die Mitarbeiter weiterhin mit ihren vertrauten Tools arbeiten. Einige ECM-Systeme lassen sich auch mit SharePoint verbinden, um Governance- und Compliance-Funktionen auf Microsoft auszuweiten.

Sollten wir uns für ein ortsgebundenes oder ein cloudbasiertes ECM-System entscheiden?

Bei der Entscheidung zwischen Vor-Ort- und Cloud-Lösungen kommt es auf die Prioritäten an. Cloud-basiertes ECM lässt sich schneller bereitstellen, leicht skalieren und verlagert die Wartung auf den Anbieter. Vor-Ort-Systeme bieten eine direktere Kontrolle, was für Unternehmen mit strengen Sicherheits- oder Regulierungsanforderungen wichtig sein kann. Hybride Modelle kombinieren beide Ansätze, wobei sensible Daten vor Ort verbleiben und die Cloud für Flexibilität und Zusammenarbeit genutzt wird.

Wie wähle ich die richtige ECM-Plattform für mein Unternehmen aus?

Beginnen Sie mit Ihren Zielen. Müssen Sie die Einhaltung von Vorschriften verbessern, den Papieraufwand verringern oder Genehmigungen beschleunigen? Sobald die Prioritäten klar sind, sollten Sie die Plattformen auf der Grundlage ihrer Funktionen, Integrationen und Benutzerfreundlichkeit bewerten. Leichte Akzeptanz ist entscheidend. Ein System, mit dem die Mitarbeiter nur schwer zurechtkommen, wird keinen Mehrwert bieten. Mit Hilfe von Pilotprogrammen und Demos können Sie vor einer vollständigen Einführung feststellen, welche Lösung zu Ihren Arbeitsabläufen passt.

Was sind einige Beispiele für gängige ECM-Softwareplattformen?

Auf dem ECM-Markt gibt es viele Anbieter, die jeweils unterschiedliche Stärken haben. Zu den bemerkenswerten Plattformen gehören:

• M-FilesMetadatengesteuert, organisiert die Inhalte nach ihrer Beschaffenheit und nicht nach ihrem Speicherort
• OpenText: umfassende Compliance- und Unternehmensfunktionen
• Box: Cloud-basierte, auf Zusammenarbeit ausgerichtete Dokumentenverwaltung
• Laserfiche: Workflow- und Automatisierungsfunktionen, häufig von mittelgroßen Unternehmen genutzt

Die beste Wahl hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Vergleichen Sie die Anbieter nach Funktionalität, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit und nicht nur nach dem Markennamen.

Wie viel kostet ein ECM-System?

Die Preisgestaltung hängt vom Bereitstellungsmodell, der Anzahl der Nutzer und den Funktionen ab. Cloud-Lösungen werden oft pro Benutzer und Monat berechnet, während bei Systemen vor Ort höhere Lizenz- und Infrastrukturkosten anfallen. Auch die Kosten für Implementierung, Anpassung und Schulung schlagen zu Buche. Entscheidend ist, dass Sie die Kosten gegen den Ertrag abwägen. Einsparungen durch weniger Papier, schnellere Prozesse und geringere Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften gleichen die Investition oft schon im ersten Jahr aus.

Nächste Schritte: Die Wahl des richtigen ECM für Ihre Zukunft

Bei der Wahl der richtigen ECM-Lösung gilt es, Funktionen, Integrationen, Bereitstellungsoptionen und Kosten abzuwägen. Eine gut gewählte Plattform verbessert die Produktivität, stärkt die Compliance und unterstützt langfristige Geschäftsziele.

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